Organisatie
Werken bij Overijssel
Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.

Beschrijving Bedrijfsvoering
Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: adviseren, control(eren) en faciliteren. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega’s van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven.

De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken, HR.

Opdracht

Wil jij bijdragen aan het veiligstellen van informatie die het verhaal van Overijssel vertelt? Als procesbegeleider periodieke hotspot-monitor (2017–2023) zorg jij ervoor dat belangrijke gebeurtenissen uit deze periode niet verloren gaan, maar zorgvuldig worden vastgelegd. Jij bent degene die het proces organiseert, experts samenbrengt en de balans bewaakt tussen overheid en samenleving. 

De Provincie Overijssel wil gebeurtenissen en ontwikkelingen uit de periode 2017–2023 vastleggen die van grote betekenis zijn voor de samenleving en het provinciale bestuur. Deze gebeurtenissen, ook wel hotspots genoemd, vormen een belangrijk onderdeel van ons cultureel en bestuurlijk erfgoed. 

Door deze informatie tijdig te identificeren en te bewaren, voorkomen we dat waardevolle digitale documenten en archiefbescheiden verloren gaan. De hotspot-monitor is een instrument dat helpt om deze gebeurtenissen systematisch te signaleren, vast te stellen en te borgen in het archief. En draagt bij aan transparantie en reconstructie van het verleden. 

Wat ga je doen? 

Als procesbegeleider ben jij verantwoordelijk voor het opzetten, uitvoeren en afronden van dit traject. Jij bent de regisseur van het proces: van voorbereiding tot publicatie. 

Een belangrijk onderdeel van jouw rol is het begeleiden van experts om hotspots te signaleren en benoemen. Deze experts hebben inzicht in de provinciale taken en weten wat er speelt in de samenleving. Het gaat om zowel interne experts uit de organisatie als externe deskundigen, zoals historici, journalisten en vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties. Interne experts brengen het perspectief van de overheid in, terwijl externe experts juist het maatschappelijke perspectief toevoegen. Het is jouw taak om te zorgen dat geen van beide perspectieven domineert en dat de interactie tussen overheid en samenleving centraal blijft staan. 

Kerntaken 

• Instellen van de hotspotwerkgroep 

• Maken van een duidelijke en haalbare planning 

• Selecteren en uitnodigen van interne en externe experts. 

• Organiseren van expertbijeenkomsten en besluitvormingsmomenten. 

• Voorbereiden van voorstellen voor bestuurlijke besluitvorming 

• Opstellen van een voorstel voor inventarisatie van hotspot dossiers in informatiesystemen 

• Publiceren van vastgestelde hotspots en communiceren met stakeholders

Vereisten / knock-outcriteria
1.  Een maximum uurtarief van € 110,00 exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer werk-werkverkeer;
2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van informatiebeheer, archiefwetenschap of bestuurskunde;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als procesbegeleider of soortgelijk binnen een overheidsorganisatie;
4. Aantoonbare werkervaring op het gebied van werken met multidisciplinaire teams, ditis expliciet benoemd in de werkervaring;
5. Aantoonbare werkervaring met informatie- en archiefwetgeving, dit is expliciet benoemd in de werkervaring;

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)

6. Aantoonbare werkervaring met digitale informatievoorziening en archivering, dit is expliciet toegelicht in de werkervaring. (25 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van een hotspotmonitor. (30 punten);
8. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met maatschappelijke ontwikkelingen en cultureel erfgoed en cultuurhistorie. (25 punten);
9. De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht en wat deze opdracht aantrekkelijk maakt. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf. (20 punten);

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

- sterke communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk)

- goed ontwikkeld organisatorisch vermogen

- balansbewaking/omgevingssensitiviteit

- analytisch vermogen

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
“Flextender beoordeelt de cv’s op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling”. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie 10 cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De 10 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening.

Benodigd aantal professionals
1-2.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: Ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma, di, wo, do, vrij (in onderling overleg)
Standplaats: Provinciehuis Zwolle

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 13 april 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 9 april 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• De opdrachtgever zal om een Geheimhoudingsverklaring vragen.
• De Opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio. Voor meer informatie zie: (https://talentenregiohuurtin.nl/wp-content/uploads/2024/10/SROI-bijlage-DAS-v2.pdf).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 30 maart 2026, 09:00 uur . De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 1 april 2026 gepubliceerd op onze website. De gestelde vragen en antwoorden kunt u inzien door in te loggen bij Flextender via uw Flextender account. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 7 april 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.