Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Provincie Overijssel mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de Provincie Overijssel. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De Provincie merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is".

Organisatie
Werken bij Overijssel
Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.

Beschrijving Bestuurs-en Concerntaken
Je gaat aan de slag bij de afdeling Publieke Dienstverlening (PD), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. De afdeling is de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie, partners en de inwoners van Overijssel. Samen met jouw collega’s draag je het profiel van de provincie Overijssel uit naar de buitenwereld. Een provincie met een eigentijds bestuur, die werkt aan een krachtige economie in een prettige en veilige leefomgeving.
De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Bestuur, Concerncontrol en advies, Communicatie,  Kabinet, Strategie.

Opdracht
De provincie Overijssel werkt aan inrichting en implementatie van een e-Depot: een digitale archiefbewaarplaats met waarborgen voor het langdurig bewaren van digitale overheidsinformatie in overeenstemming met wettelijke eisen. Dit e-Depot is gebaseerd op Preservica. De implementatie moet werkend en in beheer worden opgeleverd vanwege de verplichte overbrenging van digitaal archief vanaf 2006 in 2027. De realisatie van e-Depot zorgt ervoor dat Provincie Overijssel in principe voldoet aan de Archiefwet (1995)2026. Resultaat van de opdracht is het – samen met de provinciearchivaris -  inrichten van de noodzakelijke beheerorganisatie voor het e-Depot.

Als digitaal archivaris/specialist e-Depot ben je verantwoordelijk voor het optimaal laten functioneren en door- ontwikkelen van het e-Depot-systeem voor duurzame digitale archivering. Je zorgt ervoor dat de beheerorganisatie die voor een goede werking van het e-Depot nodig is tot stand komt en ingericht wordt. Hierdoor kunnen gebruikers vanaf 2027 effectief werken met het systeem van Preservica en voldoet de provincie aan de (wettelijke) eisen voor digitale informatieopslag, toegankelijkheid en duurzaamheid (DUTO).

De taken zijn in hoofdlijnen:

• Het opbouwen van een kleine en doelmatige beheerorganisatie die voor de provincie het e-Depot gaat beheren, met bijbehorende dienstverlening aan medewerkers van de provincie en burgers.
• Het samen met medewerkers van de eenheid Bedrijfsvoering (met name team BV-I&D) identificeren en inrichten van korte en lange termijn opgaven voor de beheersorganisatie e-Depot, in het bijzonder rond personele, technische, juridische en contractuele vraagstukken.
• Mede adviseren over de inrichting van de functionele werking van het e-Depot (bijv. import/export van (vak)applicaties, metadatering, zoekfuncties, benodigde API’s).
• Het opleiden van de beoogde digitaal archivaris en andere collega’s zodanig dat zij in staat zijn de beheerstaak in te kunnen vullen op het moment dat de beheersorganisatie is ingericht.
• Bijdragen aan de (technische) inrichting van het zoek- en publieksportaal en koppelingen die gelegd moeten worden met systemen van de toeleverende partners, zoals BV-I&D en SSC-ONS.
• Signaleren van verbetermogelijkheden en coördineren van wijzigingen in het systeem (change management).
• Bewaken van de informatiekwaliteit, metadatering en compliance met archiefwet- en regelgeving.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een maximum uurtarief van €120,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer werk-werkverkeer;
2. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
3. Mininmaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsinstelling;
4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van digitale archivering bij een overheidsinstelling;
5. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met een E-depot.

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
6. Aantoonbare werkervaring als applicatiebeheerder voor een E-depot (30 punten);
7. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als functioneel beheerder DMS (30 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met integraties van bestaande applicaties (20 punten);
9. Aantoonbare werkervaring met informatiebeheer en AVG (10 punten);
10. Aantoonbaar afgeronde cursus Preservica (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Analytisch sterk;
• Omgevingsbewust;
• Projectervaring;
• Beheer ervaring;
• Stress bestendig;
• Werken in een organisatie die in herinrichting is.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
“Flextender beoordeelt de cv’s op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling”. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie 10 cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De 10 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: Ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag, dinsdag en/of donderdag
Standplaats: Zwolle

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 2 december 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 1 december 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• De opdrachtgever zal om een Geheimhoudingsverklaring vragen.
• De Opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio. Voor meer informatie zie: (https://talentenregiohuurtin.nl/wp-content/uploads/2024/10/SROI-bijlage-DAS-v2.pdf).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 24 november 2025, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 26 november 2025 gepubliceerd op onze website. De gestelde vragen en antwoorden kunt u inzien door in te loggen bij Flextender via uw Flextender account. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 27 november 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.